Om LOU och Upphandlingsprocessen
Kommuner och andra offentligt finansierade organisationer måste använda sig av LOU när de upphandlar tjänster och produkter. Reglerna är något olika beroende på kostnaden för det som ska upphandlas (se längst ned på sidan).
Här ges en kort sammanfattning av de delar av LOU som påverkar inköp av tjänster och entreprenader. Dvs upphandling av t ex simhallsdrift och simutbildning.
Upphandlingsprocessen
Förfrågningsunderlag
Förfrågningsunderlaget tas fram av köparen (kommunen) och innehåller:
KRAV – på leverantören samt på produkten eller tjänsten. Krav kan vara skallkrav eller börkrav. Alla skallkrav måste vara uppfyllda för att ett anbud ska antas. ”Nästan” räcker inte!
ADMINSTRATIVA BESTÄMMELSER – information bl a om hur anbud ska skrivas samt när och hur det ska lämnas in.
UTVÄRDERINGSMETOD – för hur det vinnande anbudet kommer att väjs ut. Kan var det anbud som har lägst pris eller det ekonomiskt mest fördelaktiga. I det senare fallet kan, utöver pris, också t ex kvalitet eller produktprestanda läggas in i utvärderingen.
KOMMERSIELLA VILLKOR – dvs de avtalsvillkor som kommer att gälla för affären.
LOU ställer bl a krav på likabehandling. Det inbär att alla leverantörer ska behandlas lika och ges lika förutsättningar. Det innebär att det kan vara svårt eller omöjligt att träffa upphandlare efter att de påbörjat arbetet med att ta fram förfrågningsunderlaget.
Annonsering
En upphandling ska annonseras. Ofta sker det på kommunens webbplats eller på någon offentlig annonsplats för upphandlingar såsom Opic. I annonsen anges hur leverantören får tillgång till förfrågningsunderlaget och när anbudet ska lämnas in.
Anbudstid
LOU ställer krav på minsta anbudstid som varierar med värdet på det som ska upphandlas.Under anbudstiden kan och bör frågor ställas till upphandlaren om något uppfattas som oklart i förfrågningsunderlaget. Frågorna ska normalt ställas skriftligen. Svaren ska publiceras så att alla potentiella anbudsgivare får tillgång till dem.
Anbudslämnande
Anbudet ska normalt lämnas skriftligen. Anbudet måste komma in i tid för att utvärderas.
Anbudsöppning
Inkomna anbud öppnas samtidigt, efter anbudstidens utgång.
Prövning av anbud
Därefter sker prövning av anbud enligt de kriterier som angetts i förfrågningsunderlaget. Prövningen sker i ett antal steg:
- Kontroll att anbudet lämnats i tid och innehåller samtliga efterfrågade uppgifter.
- Kontroll att leverantören uppfyller de krav som lagen ställer samt de skallkrav som upphandlaren ställer på leverantören.
- Kontroll att alla skallkrav på tjänsten eller produkten uppfylls.
- Val av leverantör baserat på lägsta pris eller baserat på övriga kriterier som angetts i förfrågningsunderlaget.
Tilldelningsbeslut
Samtliga anbudsgivare ska skriftligen meddelas vilket anbud som utsetts till det vinnande, tillsammans med resultatet av utvärderingen.Under upphandlingen råder det upphandlingssekretess men fr o m tilldelningsbeslutet är de inlämnade anbuden offentlig handling.Efter att ett tilldelningsbeslut meddelats inträder en avtalsspärr på minst 10 dagar, då avtal inte får tecknas. Under den perioden ges övriga anbudsgivare rätt att begära överprövning av upphandlingen om de anser att upphandlingen inte skett enligt lagen.
Avtal
Avtal kan således tecknas tidigast 10 dagar efter tilldelningsbeslutet.
Upphandlingsförfaranden
Upphandlingens genomförande skiljer sig åt beroende på värdet av det som köps in. Det finns också några alternativa metoder att välja på. Sammanställningen här är begränsad till de i sammanhanget mest relevanta fallen.
Direktupphandling
Kan användas när värdet av det som ska köpas in understiger 505 800 kr. Inga lagkrav ställs på hur upphandlingen ska genomföras.
Under tröskelvärdena
Ca 505 tkr – 1 806 tkr (för kommuner)
Förenklat förfarande
Alla leverantörer har rätt att delta. Förhandling får ske.
Urvalsförfarande
Alla leverantör kan ansöka om att få lämna anbud. Upphandlaren väljer därefter ut ett antal leverantörer som får lämna anbud. Förhandling får ske.
Över tröskelvärdena
1 806 tkr och uppåt (för kommuner)
Öppet förfarande
Alla leverantörer har rätt att delta. Ej förhandling.
Selektivt förfarande
Alla leverantör kan ansöka om att få lämna anbud. Upphandlaren väljer därefter ut ett antal leverantörer som får lämna anbud. Ej förhandling.
Förhandlat förfarande
Som selektivt förfarande men förhandling får ske.
Konkurrenspräglad dialog
Konkurrenspräglad dialog får användas när det är omöjligt att utforma någon mer exakt specifikation, samt i de fall när det inte går att utforma specifikationer som gör det möjligt att värdera alla lösningar som marknaden kan erbjuda.Konkurrenspräglad dialog har använts bl a av Tyresö och Järfälla kommuner då en OPP lösning avseende ny simhall upphandlades.
